告知信英语作文在日常交流、商务沟通及学术领域中扮演着重要角色，它旨在清晰、礼貌地向收信人传递特定信息，如活动通知、政策变更、进展汇报等，撰写一封有效的告知信需遵循明确的结构、得体的语言和精准的表达，以确保信息传递的准确性和接收者的理解度，以下将从告知信的定义、结构、写作要点、常见类型及范例分析等方面展开详细说明，并辅以相关问答环节，帮助读者全面掌握告知信的英语写作技巧。
告知信的核心要素与写作原则
告知信的核心功能是“告知”，因此内容必须准确、简洁、完整，同时需根据收信人与发信人的关系调整语气（正式或非正式），其写作原则可概括为“3C”：Clear（清晰）、Concise（简洁）、Courteous（礼貌），在商务告知信中，需避免模糊表述，使用具体数据和时间节点；而在给朋友的非正式告知信中，则可适当口语化，但仍需确保信息无歧义。
告知信的标准结构
无论何种类型,告知信通常包含以下六个部分，各部分需逻辑连贯，过渡自然：
发信人信息（Sender’s Details）
正式信件中需包含发信人姓名、职位、公司/机构名称、地址、联系方式（电话、邮箱）及日期，非正式信件可简化为发信人姓名和日期。
示例：
Li Ming
Marketing Manager
ABC Company, 123 Shanghai Road
Email: liming@abccompany.com | Tel: +86 138-XXXX-XXXX
October 26, 2025
收信人信息（Recipient’s Details）
包括收信人姓名、职位、公司/机构名称及地址（正式信件），或仅姓名（非正式信件）。
示例：
Ms. Wang Fang
Customer Service Director
XYZ Corporation, 456 Beijing Road
主题行（Subject Line）
主题行需概括信件核心内容,让收信人快速了解邮件/信件目的，应简洁明了，避免过长。
示例：
Notification of Upcoming Training Session on Data Security
Friendly Reminder: Deadline for Project Proposal Submission
称呼（Salutation）
根据收信人关系选择合适称呼：
- 正式：Dear Mr. Smith, / Dear Dr. Johnson, / To Whom It May Concern,（未知收信人时）
- 非正式：Hi Tom, / Hey Sarah,
正文（Body Paragraphs） 是告知信的核心，需分段落清晰呈现信息，通常遵循“总-分-总”结构：
- 开头段：开门见山说明写信目的，可直接提及核心事件（如“I am writing to inform you about the upcoming annual conference”）。
- 中间段：分点展开细节，包括时间、地点、人物、事件背景、具体安排、注意事项等，可使用项目符号（bullet points）或编号（numbering）提升可读性，尤其适合多信息点的告知（如活动流程、政策变更条款）。
- 结尾段：总结信息，表达期望（如期待收信人参与、反馈）或提供进一步帮助的联系方式。
结尾敬语与署名（Closing and Signature）
- 正式：Sincerely, / Yours faithfully,（后接署名）
- 非正式：Best regards, / Cheers,（后接署名）
署名需与开头发信人信息一致，正式信件中可打印姓名后手写签名。
不同类型告知信的写作要点与范例
告知信可根据用途分为活动通知、政策变更告知、进展汇报、感谢告知等类型，以下列举两类常见类型的写作框架及范例。
类型1：活动通知告知信（Formal Event Notification）
写作要点：需明确活动主题、时间、地点、参与对象、议程、报名方式及截止日期，语气正式且积极。
范例：
Subject: Invitation to the 2025 Annual Tech Innovation Forum
Dear Colleagues,
I am writing to inform you about the upcoming 2025 Annual Tech Innovation Forum, which will be held on November 15-16, 2025, at the Shanghai International Convention Center. Organized by the R&D Department, this forum aims to showcase our latest technological achievements and foster collaboration with industry partners.
Key Event Details:
- Theme: “AI and Future Industry Transformation”
- Date & Time: November 15 (9:00 AM - 6:00 PM), November 16 (9:00 AM - 4:00 PM)
- Venue: Hall A, Shanghai International Convention Center (505 Pudong Avenue)
- Agenda:
- Day 1: Keynote speeches by tech experts (10:00 AM - 12:00 PM); Product demo sessions (2:00 PM - 5:00 PM)
- Day 2: Panel discussions on “AI Ethics” (9:30 AM - 11:30 AM); Award ceremony for outstanding innovations (3:00 PM - 4:00 PM)
- Registration: Please confirm your attendance by November 5 via the company intranet (link: [intranet.abccompany.com/techforum]). Light lunch and refreshments will be provided.
We believe this forum will provide valuable insights into emerging technologies and strengthen cross-departmental communication. Should you have any inquiries, feel free to contact me at ext. 1234 or lihua@abccompany.com.
Looking forward to your active participation!
Sincerely,
Li Hua
Event Coordinator
R&D Department
类型2：政策变更告知信（Informal Policy Update to Employees）
写作要点：语气亲切，突出变更原因、具体内容及对员工的影响，避免生硬表述，可强调“优化”“便利”等积极词汇。
范例：
Subject: Update: Flexible Working Hours Policy (Effective December 1, 2025)
Hi Team,
Hope this message finds you well! I’m writing to share some exciting updates to our flexible working hours policy, designed to better support work-life balance while maintaining productivity.
What’s Changing?
Starting December 1, 2025, the following adjustments will take effect:
| Aspect | Old Policy | New Policy |
|---|---|---|
| Core Hours | 9:00 AM - 5:00 PM (mandatory) | 10:00 AM - 3:00 PM (mandatory) |
| Flexi Time | 1-hour start/end variance (±1 hour) | 2-hour start/end variance (±2 hours) |
| Remote Work | Max 1 day/week (manager approval) | Max 2 days/week (no approval needed for eligible roles) |
Why the Change?
Based on your feedback in the recent employee survey, many of you requested more flexibility for childcare, commuting, and personal appointments. The new policy also aligns with our goal of becoming a “Top Employer for Work-Life Balance” in 2025.
Next Steps
- Managers will share team-specific implementation plans by November 20.
- HR will host a Q&A session on November 10, 2:00 PM (Zoom link: [company.zoom.us/flexpolicy]).
- Please refer to the updated Employee Handbook (Section 4.2) for full details.
We believe these changes will help you work more efficiently and enjoy greater flexibility. If you have questions, don’t hesitate to reach out to HR or me directly!
Best regards,
Zhang Wei
HR Manager
写作注意事项
- 避免歧义：使用具体数字、名称和时间，如“next Friday”改为“Friday, November 3”。
- 语气适配：对上级或客户用正式语气（如使用“would appreciate”“kindly”），对同事或朋友可口语化（如“just a heads-up”）。
- 格式规范：正式信件采用齐头式（block format），每段顶格，段间空一行；非正式邮件可适当分段，避免大段文字。
- 校对检查：完成后检查语法错误、拼写（如“their/there/they’re”）及信息准确性，确保联系方式无误。
相关问答（FAQs）
Q1: 如何在告知信中处理负面信息（如政策调整导致福利减少）？
A1: 处理负面信息时，需遵循“先肯定、后解释、再补偿”的原则，首先承认变更可能带来的不便，清晰说明原因（如“due to budget constraints”），并强调积极面（如“to ensure long-term company stability”），最后提供替代方案或补偿措施（如“additional training opportunities”或“temporary stipend”）。“We understand the adjustment to travel allowances may impact some of you. This decision was made to prioritize critical department budgets. As a gesture of appreciation, we will offer all employees a one-time wellness voucher of ¥500.”
Q2: 告知信是否需要附件？如果需要，如何提及？
A2: 若信息较多（如详细议程、政策条款），建议使用附件，并在正文中明确标注。“For the complete agenda and speaker bios, please refer to the attached document [Agenda_2025_TechForum.pdf]. Should you encounter any issues accessing the attachment, let me know and I will send a copy via email.” 避免在正文中重复附件内容，确保附件与正文信息一致，且文件命名清晰（含日期和主题）。
